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結婚式の2次会で幹事が担う役割とは

結婚式二次会の幹事とは?

結婚式の二次会における幹事は、代行でお願いすることも可能ですが、新郎新婦が友人の中から何名か選んでお願するケースが一般的です。

あなたが幹事に選ばれたのは、新郎新婦からの信頼あってこそ!

とは言うものの、急に頼まれてもどうしたらいいか分からなくなりますよね。そこで、ここでは幹事に選ばれた際におこなうことやその手順などについてまとめ、詳しく紹介しています。

【二次会前】幹事がやることは?

結婚式の二次会は、以下のように打ち合わせから企画までさまざまな役目があります。

新郎新婦や他の幹事との顔合わせ・打合せ

最初の打ち合わせですが、新郎新婦の双方の知人友人から選ばれるため、初対面の人ともしっかり連携していくことが大切です。初顔合わせをしたあとは、新郎新婦も交え、どのような二次会にしていきたいのかをプランをすり合わせていきます。

新郎新婦、二次会の希望例

一口に二次会と言っても新郎新婦の考えているプランはさまざまなものがあります。希望の条件に合う会場を見つけて、計画通りに二次会を進めるためには、事前のリサーチが大切!打ち合わせの際は、「何を」「どこで」「どのように」おこないたいのかを明確にしておくと良いでしょう。

幹事の役割決め

幹事同士で何を担当するのかをしっかり決めておきましょう。二次会当日までスムーズに進められます。友人・知人で担当することの多い幹事は、はじめに約束事を決めておかないと上手く回らない場合もでてきてしまいます。連絡漏れや意思疎通が取れていないと「Aさんに会計をお願いしたはずなのに!」「出欠確認のリストを作りたいのに誰も新郎新婦に確認取っていなかったの?」といったトラブルが起こる可能性が。

最初に立てたプランをもとに、当日までの計画を明確にしたうえで割り振ることでよりスムーズに進められますよ。

幹事の具体的な役目

割り振る役割としては上記のものをチェックしておくと良いでしょう。その際も一人で担当するのではなく、複数人で担当できるようにしておくと、「忙しくて手が付けられなかった」というトラブルを防げます。

会場の選定

新郎新婦の希望しているスタイルの二次会をおおまかに決めたら、次は会場を選びです。

会場選びの目安期間

会場をピックアップしておくのは、4~5ヶ月前までに終わらせておくと良いでしょう。予約を3~4か月前に行えば、会場側から断られることも少なくなりますし、二次会はBGMや照明・映像の用意など時間のかかることが多いため、時間に余裕が無ければ間に合わなくなることも!

幹事といえど、結婚式の二次会にすべての力を注げるわけではありません。また、幹事同士のスケジュールを合わせるのも難しいので、余裕を持った選定を心がけましょう。

会場決定前に確認しておきたいこと

上記の点を確認しておくと、「キャンドル禁止なのに用意してしまった」「ケーキ入刀したかったが無料ではなく予算オーバーしてしまった」といったミスを防げます。

また、披露宴後に直接二次会会場へ向かうことも考え、アクセス状況やタクシーを利用した場合の金額、引き出物などの荷物を預けられるか、子ども連れでも利用しやすい状態か、トイレは近くにあるのかなども調べておくと、招待したゲストからの質問にも対応できますよ。

楽しめる企画づくり(余興等)・会費決定

会場が決まったら、余興などの催し物、ゲームなど参加型企画をおこなうのかを決めていきましょう。ビンゴなどのゲームであれば、会場によっては無料で提供してくれることもあるので要チェック!

予算内でできることは何かを考えておきましょう。内容が決まれば会費も設定できるようになりますよ。企画に関わってもらうゲストを決めたり、招待するゲストを決めたりするのもこの段階でおこないましょう。

ゲストの出欠確認

結婚式の二次会の出欠確認は、メールやLINE、電話などでおこなうのが一般的。もちろん、披露宴と同じように書面で行うことも可能。新郎新婦が書面を望んでいるか確認しておきましょう。

メールやLINE、電話で出欠確認をする際は、住所や時間の伝え間違いに注意!伝言ゲームのように、最後の答えが変わってしまわないよう、紙に明記しておくことをオススメします。

二次会当日の幹事の役割とは?

幹事のやることは、二次会が始まる前で終わりではありません。当日も、会場を盛り上げたり時間管理など重要な役割があります。

これらの中には、予約した二次会会場のスタッフが代行してくれる場合もあります。事前の打ち合わせで確認しておくようにしましょう。

受付

出席者リストを使って受付をします。ドタキャンや飛び入り参加の対応も受付で対応できるように話しあっておくとスムーズに進みます。

司会

一人、もしくは複数人で司会役を担当します。乾杯やスピーチなどを幹事同士で振り分けて負担を少なくしておくことも可能です。お店によっては、司会や乾杯なども代行可能なケースもあるので、要確認です。

予算との相談になりますが、代行を依頼しておくことで幹事も二次会を一緒に楽しむことができるでしょう。

タイムキープ

結婚式の二次会も盛り上がることは間違いありません。久しぶりに会う友人・知人や初めて会う新郎新婦の友人など、とにかく楽しい場になるため、時間が押してしまいがち。二次会会場の貸し出し時間は2時間~3時間半程度が目安とされるので、会場との約束に合わせた時間内に終わるようにタイムキープしましょう。

タイムキーパーは、事前におおまかなタイムスケジュールを決めておくことで、焦らず進行することができますよ。

照明・BGM・撮影

二次会の照明・BGMに関しては、多くの二次会会場で代行サービスがあるので必須ではない場合もありますが、幹事が担当するケースもあります。新郎新婦も含め参加者全員に楽しい思い出を残すために大切なことでもあるので、事前に撮影係を決めておくと、のちに思い出を共有することができますよ。

結婚式の二次会で幹事が行う仕事はたくさんあります。一人ですべてを担うわけではないため、プレッシャーが減りますが、幹事同士のやり取りが大変と感じてしまったり、思うように進まなかったりすることもあります。

事前の打ち合わせが大切なので、ぜひこの記事を参考に二次会を素敵なものにしてくださいね。

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サイトの管理人

桜子仲の良い友人を招待する二次会、私は披露宴より力を入れました。あなたにも素敵な思い出が残りますように。